Funciones y Obligaciones del administrador
FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR
Cumplir y hacer cumplir la ley, el reglamento de propiedad horizontal y las disposiciones de la asamblea general y del consejo de administración.
Ejercer la representación legal de la persona jurídica en todos los casos, tanto frente a terceros como frente a cada uno de los propietarios u ocupantes.
Convocar a la asamblea general a reunión ordinaria anual, y someterle, unido a una memoria explicativa, el inventario de los bienes comunes, un balance general de las cuentas del año anterior y un presupuesto de ingresos y gastos para el nuevo ejercicio anual.
Convocar a la asamblea general a reunión extraordinaria, siempre que lo considere necesario o prudente, con el fin de obtener autorizaciones o decisiones que solo dicho organismo puede emitir, según el reglamento de propiedad horizontal o norma legales.
Presentar a la asamblea general, una vez finalizado cada periodo presupuestal, una completa rendición de cuentas de su gestión, un inventario de los bienes y fondos comunes y un informe sobre la gestión financiera y económica de la persona jurídica.
Elaborar el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos y el proyecto de distribución de gastos entre los propietarios, de acuerdo con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal y someterlos a consideración del consejo de administración y a la aprobación de la asamblea general.
Proponer al consejo de administración todas las iniciativas que considere convenientes para la buena marcha de la Urbanización.
Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad los libros de la contabilidad y cumplir oportunamente las obligaciones de carácter fiscal o de otra naturaleza que, en virtud de la ley, deban cumplirse en razón del régimen de propiedad horizontal.
Llevar y mantener al día, directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea, de actas del consejo de administración y de registro de propietarios y residentes y manejo del archivo general de la urbanización (atender la correspondencia.)
Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
Producir, en caso necesario, al titulo ejecutivo contra el propietario renuente o moroso en el pago de las cuotas, ordinarias y extraordinarias y de las multas, mediante la expedición de la certificación a que hace referencia el articulo 29 del reglamento de propiedad horizontal.
Hacer oportunamente los pagos de Seguridad social, vigilancia, honorarios, servicios públicos, pólizas, mantenimiento general de la urbanización y demás que sean procedentes.
Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos, de acuerdo con las facultades y restricciones establecidas en el reglamento de propiedad horizontal.
Hacer las mejoras y reparaciones materiales que haya ordenado la asamblea en forma concreta, o con autorización de carácter general y también las de carácter urgente para la higiene, seguridad o debida utilización de la urbanización, debiendo conseguir la autorización del consejo de administración, si la cuantía del gasto excede sus atribuciones.
Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general ordinaria, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
Presentar al consejo de administración, en la forma y con la periodicidad por éste señaladas, informes sobre el estado de ejecución del presupuesto.
Constituir la póliza que le exija el consejo de administración, para garantizar el manejo de los bienes y fondos de la propiedad horizontal y el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, de acuerdo con lo que disponga el gobierno Nacional.
Contratar y mantener bajo directa dependencia y responsabilidad laboral de la persona jurídica una o varios conserjes, celadores, empleados de aseo y mantenimiento etc., bajo cuyo cuidado y responsabilidad esté permanentemente la urbanización, su custodia, limpieza, seguridad, reparaciones y llaves de los bienes comunes.
Contratar con otras personas jurídicas la prestación de los servicios a que se refiere el numeral anterior, y en general, los otros servicios que convengan a la urbanización y a los propietarios, no excediendo en este campo el presupuesto aprobado por la asamblea general, ni las instrucciones que en receso de ésta imparta el consejo de administración.
Invertir los dineros recaudados en forma tal que se garantice la liquidez para atender el pago oportuno de las obligaciones de la persona jurídica, siguiendo las instrucciones dadas por la asamblea general o por el consejo de administración
Someter a la comisión que la asamblea hubiere designado, si es el caso, el acta de dicha asamblea. Una vez aprobada el acta, deberá copiarla en el respectivo libro de actas, firmarla y hacerla firmar de las personas que deben hacerlo de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.
Poner en conocimiento de los propietarios y residentes, las actas de la asamblea y las decisiones del consejo de administración.
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectaciòn de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectaciòn, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
Contratar y mantener vigentes los seguros previstos en el reglamento de propiedad horizontal y los demás que acordare la asamblea general.
Celebrar todos los otros actos y contratos que, en materia civil, laboral, comercial o administrativa, guarden con sus facultades y obligaciones una relación directa o necesaria de medio o fin; o que no guardándola, haya sido expresamente autorizados por la asamblea general.
Disciplinar la utilización de los bienes comunes; cuidando de cumplir al respecto la ley, el reglamento de propiedad horizontal y las normas que dicten la asamblea y el consejo de administración, igualmente deberá cumplir y hacer cumplir las normas sobre protección del medio ambiente y en especial las disposiciones del plan de manejo ambiental aprobado por la Unidad Ambiental del Área Metropolitana del Valle de Aburrà, mediante Resolución No. 16-0572 del 29 de mayo e 1996 y consultar ante la autoridad competente cualquier modificación o duda al respecto.
Resolver, en cuanto le sea posible, las divergencias que surjan entre los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular, con relación a éstos, a su destinaciòn y a la debida utilización de los bienes comunes, dando cuenta, al consejo de administración o a la asamblea.
Vigilar diligentemente que cada propietario u ocupante use su bien de dominio particular en la forma prevista en el reglamento de propiedad horizontal y que, en consecuencia, no lo haga servir a objetos diferentes a los establecidos, no perturbe los derechos de los otros propietarios y no comprometa la seguridad o salubridad de la urbanización.
Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal debidamente aprobados por la asamblea general e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica y el nombre de la persona que ejerce el cargo de revisor fiscal.
Notificar a los propietarios de bienes privados, las sanciones impuestas en su contra por el consejo de administración.
Hacer efectivas las sanciones que hayan sido impuestas por el consejo de administración, una vez se encuentren ejecutoriadas.
Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular y cada año terminado.
Ejercer, en fin, con relación a la urbanización todas las actividades que, no estándole prohibidas legal o estatutariamente, se acostumbre asignar a los administradores de bienes sujetos al régimen legal de propiedad horizontal y las demás funciones que le asignen la asamblea y el consejo de administración.
Los ítems anteriormente citados son extraídos del reglamento de propiedad horizontal de acuerdo a la ley 675 de 2001. Asi mismo teniendo en cuenta la necesidad de un administrador para la urbanización, se describirán en forma más amplia las necesidades que se tienen programadas para el buen desempeño del cargo:
AREA ADMINISTRATIVA:
Aquí se incluirá toda aquella información y manejo de documentación dirigida al consejo de administración.
Reunión de consejo de administración el tercer domingo de cada mes y si cae puente se traslada al domingo siguiente a las 5 p.m. en el salón social, donde se incluirán los siguientes informes que serán enviados con la citación al Consejo de Administración, para que sean estudiados con anterioridad por el mismo.
- Estados financieros y el informe del manejo de la tienda del mes anterior.
- Informe de cartera y detalle de morosos con mas de 2 cuotas de administración.
- Informe de obras y gestiones, asi mismo los gastos realizados en las mismas.
- Informe social que se refiere a la educación de la comunidad, mediante circulares, cartas, llamados de atención y demas.
- Se presentaran todas las inquietudes de la administración y solicitud de aprobación para algunas gestiones que se llevarían a cabo.
- Manejo del libro de actas
- Manejo de un archivo ordenado y actualizado.
- Manejo y actualización de la cartelera
- Colocar en cartelera informes contables y de gestión administrativa mensuales.
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- Administración y manejo de la tienda.
AREA LOCATIVA
Aquí se tendrá en cuenta el cuidado y manejo de la parte física de la copropiedad.
- Mantener los seguros al dia
- Exigir pólizas de cumplimiento para los trabajos que se contraten en la urbanización, e igualmente para las personas que hagan trabajos ocasionales se les exigirá la seguridad social
- Mantenimiento de la fachada de los bloques de apartamentos
- Mantener debidamente aseados los bloques y la unidad
- Programar aseo en el salón social mínimo una (1) vez a la semana.
- Programación de fumigación para los apartamentos cada 6 meses o una vez al año de acuerdo al presupuesto.
- Mantenimiento del césped.
- Mantenimiento de jardines
- Mantenimiento con pintura de la señalización de los parqueaderos.
- Mantenimiento de techos y terrazas
- Atención a los apartamentos donde se incluye área común.
- Organizar y planificar las tareas de la persona de oficios varios.
En general es mantener la copropiedad en buen estado físico asegurando la agradable convivencia para la comunidad.
SEGURIDAD
Aquí esta la supervisión directa de los guardas de seguridad.
- El guarda de seguridad debe trabajar en conjunto con el administrador, ya que es la persona que se encuentra las 24 horas del día.
- Se le estarán pidiendo informes diarios ya sean presenciales o telefónicos de todos los hechos ocurridos dentro de la unidad, asi mismo deberán llevar registro escrito de los mismos.
- Registro de entrada de vehículos de visitantes a la unidad, como fecha, placas, marca y para cual apartamento es la visita, hora de entrada y salida.
- Cada guarda de seguridad entregara y recibirá con firma a sus sucesor el libro de novedades.
AREA SOCIAL
- Se solicita atención personalizada a los copropietarios u ocupantes en el horario que se llegue en común acuerdo con el Consejo de Administración. En este tiempo se debe atender las inquietudes y solicitudes de los habitantes.
- Tener en cuenta las fechas especiales como: día de la madre, de los niños, de la familia entre otros, para realizar actividades de diversión e integración de la comunidad, esto se realizaría en acompañamiento del comité de convivencia.
- Con el acompañamiento del comité de convivencia se trabajaría en la educación de la comunidad para la mejor convivencia y bien común, por medio de herramientas eficaces como el dialogo directo, cartas, circulares, llamadas de atención, y todos aquellos medios que nos ayuden a la feliz y tranquila convivencia de los residentes primando siempre el bien común.
- Es bueno anotar que en cualquier momento que el (la) administrador (a) se encuentre en la unidad, se estará disponible para dar la atención a sus habitantes.
- Para la solución de conflictos mayores se tomara primero al Comité de Convivencia o en su defecto al Consejo de Administración y por ultimo a las autoridades competentes como reza en la ley que rige a la propiedad horizontal.
- Es importante también recibir y dar la bienvenida con entrevista a cualquier nuevo habitante que residirá en la unidad, donde se pondrá a su servicio la administración, se le entregara el manual de convivencia y en general pautas para la buena convivencia dentro de la unidad.
- Para la salida definitiva de algún residente este deberá portar un paz y salvo emitido por la administración.
- Mantener el libro de propietarios y residentes, como el censo poblacional actualizado, con los siguientes datos: Nombre, # de apto, teléfono y dirección.
Atentamente,
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Urbanización Villas del Telar II Etapa
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